Controlando a papelada de maneira eficiente, as organizações conseguem gerir com segurança suas informações. Por isso, independentemente do porte ou área de atuação, a gestão de documentos é uma tarefa muito importante para todas as empresas. Para sua efetividade, é preciso investir em tecnologia para assegurar a qualidade do processo e precaver-se de possíveis problemas jurídicos ou de perda de dados importantes.

Basicamente, o método consiste em controlar, gerenciar e armazenar a documentação da empresa, seja ela em forma física ou digital. Dessa maneira, fica mais fácil agrupar as informações para que o acesso à elas fique mais prático, tornando a gestão empresarial muito mais eficiente.

Por que é importante fazer a gestão de documentos?

A gestão documental é considerada de suma importância, visto que torna possível a organização do fluxo de dados de uma companhia. A empresa, por sua vez, caso não possua um sistema estruturado de gerenciamento de documentos, alguns problemas como extravio de dados, dificuldade de localizá-los e até mesmo perda de oportunidades de negócios podem ocorrer.

Além dos motivos mencionados, a gestão documental é essencial para manter a confidencialidade de informações cruciais da organização, como dados de clientes, estratégias de mercado, entre outros aspectos sigilosos.

Controlando a papelada em 3 passos

Para fazer uma boa gestão de documentos, é fundamental seguir os seguintes passos que a PJZen separou para você:

1. Avalie a documentação

O primeiro passo é identificar e qualificar a importância dos documentos e quais podem ser arquivados e controlados. É preciso também mensurar se é necessário armazenar versões físicas ou digitais de dados ou se ambos são relevantes.

2. Implemente um método de controle

Este próximo passo envolve a definição de um processo de catalogação dos documentos, como enumeração de protocolos, datas de expiração, prazos de armazenamento, localização dos arquivos físicos, nomes dos documentos digitais, entre outros. 

3. Proteja os documentos

O último passo é certificar de que todos os documentos que contenham dados sensíveis estão seguros e acessíveis somente para os responsáveis autorizados.

Passo bônus: a PJzen faz a gestão de documentos para você!

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